עשרת תוכנות ניהול המשימות הטובות ביותר

תוכנה לניהול משימות היא כלי שימושי ליחידים ולצוותים במקום העבודה. וככל שיותר צוותים עוברים לעבודה מרחוק ומחפשים דרכים לשפר את שיתוף הפעולה והפרודוקטיביות, תוכנה לניהול משימות חשובה כעת מתמיד.

אבל עם מוצרים חדשים שצצים מדי יום, העידן החדש הזה של טרנספורמציה דיגיטלית במקום העבודה יכול להיות מבלבל. איך אתה יודע אם אתה צריך תוכנה לניהול משימות? האם כדאי לבחור בכלי לניהול פרויקטים במקום זאת? ומה בכלל ההבדל בין ניהול משימות לניהול פרויקטים?

Woman bodybuilder silhouette deca durabolin benefits meet 74-year-old bodybuilder josefina monasterio

 

מהי תוכנה לניהול משימות?

בהגדרה, תוכנה לניהול משימות היא פלטפורמה דיגיטלית המסייעת ליחידים ולצוותים לנהל את המשימות שלהם. אלו הן יותר מסתם רשימות מטלות פשוטות. כלים לניהול משימות מאפשרים לצוותים לשתף פעולה באופן דיגיטלי על ידי ארגון, תעדוף והקצאת משימות זה לזה.

עֵסֶק

אז מה בדיוק עושה תוכנה לניהול משימות? כמו ברוב התוכנות, יש מגוון של מורכבות וקידמה טכנולוגית בין מערכות שונות. עם זאת, תכונות אופייניות כוללות:

  • תזמון משימות כדי לקבוע מועדים מראש.
  • התאמה אישית ועריכה של משימות לעדכון עבור מצבים ספציפיים.
  • הקצאת משימה, שעשויה לכלול עמיתים פנימיים לעבודה, שותפים חיצוניים או שניהם.
  • התראות/התראות כדי להזכיר למשתמשים לגבי משימות ואחריות עתידיות.
  • משימות או תבניות חוזרות לסטנדרטיזציה של שלבים שחוזרים על עצמם בזרימת העבודה שלך.
  • משימות משנה או משימות אב ליצירת שלבים נוספים בתוך משימה.
  • מעקב אחר זמן כדי לתעד את כמות הזמן המושקעת במשימות.
  • דיווח התקדמות כדי לעקוב אחר המיקום הנוכחי ביחס ליעד הכולל.
  • ארגון משימות באמצעות תגים, תוויות וערוצים לקיבוץ לפי צוות או פרויקט משותף.
  • רשימות מטלות להדמיה קלה של משימות.
  • יתרונות השימוש בתוכנה לניהול משימות

בין אם אתה משתמש במערכות ניהול משימות כיחיד או כחלק מצוות, ישנם יתרונות רבים לזרימת העבודה היומיומית שלך. 3 מהיתרונות המובילים כוללים:

  1. זרימת עבודה יעילה.תוכנה לניהול משימות עוזרת ליחידים ולצוותים להקליט, להקצות ולארגן את כל התהליכים של זרימת עבודה נתונה. כל זאת מועיל עקב כך שזה מגלה בסופו של דבר היכן יש בעיות, חוסר יעילות וצווארי בקבוק שיש לתקן.
  2. פרודוקטיביות משופרת. תוכנה לניהול משימות מפחיתה את מספר הזמן שעובדים צריכים להשקיע בסינון מידע והתארגנות. זה גם עוזר לעובדים לתעדף משימות, להישאר בטופ של האחריות הנוכחית ולמנוע דברים לחמוק מבעד לסדקים. כאשר הכל נאמר ונעשה, תוכנה לניהול משימות יכולה לשפר משמעותית את הפרודוקטיביות של הצוות.
  3. שיתוף פעולה יעיל יותר. כמה פעמים דיברתם על הצעדים הבאים במהלך פגישה או בטלפון, אבל אז שכחת לרשום אותם. או אולי יש לך תאריך יעד חדש לפרויקט שעבדת עליו, אבל עכשיו אתה צריך לספר בנפרד לכל אחד מחברי הצוות שלך. תוכנה לניהול משימות מפגישה את כולם בפלטפורמה אחת, מה שעוזר לשפר את התקשורת ומבטיח שכולם יודעים לאילו משימות הם אחראים ומתי עליו להשלים אותן.

התוכנה הטובה ביותר לניהול משימות וכלים

1. Hive

Hive היא תוכנה מקיפה המסייעת לצוותים לעבוד מהר יותר. ככלי לניהול משימות, Hive יכול לשמש צוותים מכל הגדלים כדי לנהל משימות עתידיות, להקצות עבודה לחברי הצוות ולשתף פעולה בתוך הפלטפורמה. בנוסף להיותה תוכנה לניהול משימות נהדרת, Hive משמשת אלפי צוותים כמערכת ניהול פרויקטים, עבודה מרחוק ושיתוף פעולה כולל בצוות. כדי להתחיל ב-Hive עם ניסיון חינם, פשוט הירשם לאתר והתחל את סביבת העבודה שלך תוך דקות.

כמה מהתכונות של Hive:

  • צור והקצה משימות מהערות פגישה
  • צור והקצה משימות מהודעות דוא”ל
  • הקצה משימות למשתמשים פנימיים וחיצוניים
  • הצגת משימות ב-6 פריסות פרויקט שונות: Kanban, Gantt, תיק עבודות, לוח שנה, מסד נתונים וסיכום
  • מעקב אחר זמן ומימוש משאבים
  • העלה, ארגן וצרף קבצים למשימות
  • צור משימות שניתן לחזור עליהן עם תבניות
  • תקשר על משימות עם הערות ותגים

2. Todoist

Todoist הוא כלי מוביל לניהול משימות שעוזר לאנשים לראות את כל מה שהם צריכים לעשות במקום אחד. הינו מתפקד כרשימת מטלות מקוונת, שבה משתמשים יכולים לנהל משימות ופרויקטים, בין אם בעצמם ובין אם כחלק מצוות. אנשים אוהבים את Todoist בגלל הממשק הידידותי למשתמש והאפליקציה לנייד, שהופכים אותו לשימוש מהיר וקל על בסיס יומי כשדברים צצים. מכיוון שהתוכנה הזו פחות מקיפה מכלי ניהול משימות אחרים, Todoist היא הטובה ביותר עבור צוותים או ארגונים עם זרימות עבודה פשוטות.

כמה תכונות של Todoist:

  • צור משימות משנה ומשימות חוזרות
  • הערות על פרויקטים ומשימות
  • מועדפים לשמירה על פרויקטים מרכזיים, תוויות או מסננים בראש
  • רמות תעדוף
  • Todoist Karma מעניק נקודות עבור השלמת משימות ושמירה על פסים

3. MeisterTask

MeisterTask היא תוכנה לניהול משימות שתוכננה מתוך מחשבה על צוותים זריזים, אך היא יכולה להכיל צוותים עם זרימות עבודה רבות ושונות. תוכנה זו נוצרה עם תכונות יעילות שנועדו להיות אינטואיטיביות וידידותיות למשתמש. בפלטפורמה, צוותים משתמשים בלוחות בסגנון Kanban הניתנים להתאמה אישית כדי לארגן משימות ולעקוב אחר התקדמות הפרויקט. אחד ההיבטים המושכים ביותר הוא התוכנית הבסיסית החינמית של MeisterTask, המציעה שימוש מוגבל (למספר בלתי מוגבל של חברי פרויקט) ללא עלות.

דיון עסקי

כמה תכונות של MeisterTask:

  • רמות שונות של אחריות עם הבחנה בין “מומחי” משימות ו”צופים”
  • מובנה במעקב אחר זמן
  • אפשרות להוסיף שדות מותאמים אישית למשימות
  • רשימות ביקורת מרובות בתוך משימות
  • צירוף קבצים ותמונות למשימות
  • יחסי משימות ותגים

4. Casual

Casual הוא כלי ניהול משימות חזותי המאפשר לך לסדר את המשימות שלך לפי מה שאתה עובד הכי טוב. מזדמן מתאים לכל סוגי הצוותים הקטנים או הגדלים המבוססים על פרויקטים, לא רק למנהלי פרויקטים. מה ששונה ב-Casual הוא שהם לא מציגים משימות בתצוגות פריסת פרויקט מסורתיות, במקום זאת מאפשרים למשתמשים לארגן משימות איך שהם באמת רואים אותן בראש שלהם. אם מעולם לא עבדת עם ניהול פרויקטים חזותיים, ל-Casual יש אפילו תבניות מוגדרות מראש שיכולות לעזור לך להתחיל.

כמה תכונות של Casual:

  • יצירת זרימת עבודה ויזואלית
  • תרשים
  • תלות במשימה וקיבוץ
  • הקצאת משימות וקביעת מועדים
  • משימות ופרויקטים שחוזרים על עצמם
  • מעקב אחר אבני דרך

5. BIGContacts

BIGContacts הוא מערכת CRM לניהול לקוחות חזק המציע יכולות ניהול משימות יוצאות דופן. זה מאפשר לך לייעל תהליכים עסקיים על ידי הבאת כל המשימות והנתונים המשויכים לפלטפורמה אחת, ולבטל את המעבר בין הפלטפורמות. זה משפר את הפרודוקטיביות האישית ומגביר את היעילות הכוללת של המשימות. BIGContacts מאפשר לך להפוך משימות חוזרות לאוטומטיות ולהגדיר תזכורות כדי שלעולם לא תחמיץ דד-ליין חשוב.

כל חברי הצוות שלך יכולים לעקוב אחר המשימות הממתינות שלהם באמצעות רשימות מטלות ולקבל תצוגה מקיפה של יומן הפעילות כדי להישאר מעודכן באירועים הקרובים. לצד מתן תצוגה מקיפה של משימות, BIGContacts מציעה גם דוחות חכמים, המאפשרים לך לעקוב בקלות אחר ההתקדמות והיעילות של המשימות. יתר על כן, ניתן לעקוב אחר כל המשימות הללו תוך כדי תנועה עם הגרסה הניידת של הכלי הזה. BIGContacts הופך את ניהול המשימות לאוטומטי, כך שתוכל לעשות יותר בפחות זמן.

כמה תכונות של BIGContacts:

  • משימות ורשימות מטלות עם סדר עדיפויות
  • תצוגת לוח שנה צוות ויחיד
  • תזכורות והתראות אוטומטיות
  • משימות חוזרות
  • גישה ל-CRM נייד
  • הקצאת משימה קלה ומעקב

6.nTask

nTask הוא כלי לניהול משימות וניהול פרויקטים המאפשר מעקב אחר פיתוח פרויקטים, שיתוף פעולה בין צוותים והערכת סיכונים. לאפליקציה יש ממשק אינטואיטיבי ומינימליסטי, מה שהופך אותה לקלה לכניסה למשתמשים חדשים. nTask היא גם קלה לגישה בהיותה זמינה במספר פלטפורמות.

כמה תכונות של nTask:

  • ניהול משימות
  • ניהול סיכונים
  • ניהול פרוייקט
  • ניהול צוות
  • תרשימי Gantt
  • לוחות Kanban
  • שילוב Zoom
  • כלי שיתוף פעולה
  • מעקב אחר בעיות
  • מעקב אחר זמן
  • ניהול גליונות זמנים

7. SmartTask

SmartTask היא פלטפורמת ניהול עבודה הכל-באחד המסייעת לסולופנרנטים, SMB וארגונים לארגן ולנהל את עבודתם ממקום אחד. הפסק ללהטט בין אפליקציות מרובות לניהול פרויקטים ומשימות, CRM, מעקב אחר זמן, תקשורת ושיתוף פעולה מכיוון שתקבל את כולם עם SmartTask.

יש לו תכונות ניהול משימות טיפוסיות כמו משימות חוזרות, תת-משימות, תאריכי יעד ותלות ומאפשר לך לנהל משימות עם תצוגות הרשימה, הלוח, לוח השנה וציר הזמן. אתה יכול לטפל במספר פרויקטים עם תצוגת תיק העבודות [1] ולהקצות משאבים ביעילות עם תצוגת עומס העבודה. תכונות שיתוף פעולה צוות ב-SmartTask מאפשרות לך צ’אט קבוצתי, שיחת אודיו, ועידת וידאו ושיתוף קבצים עם כל אחד בארגון.

SmartTask משתלב עם Zapier, Integromat, Slack, Jotform, Mailchimp ועוד אפליקציות רבות אחרות. הוא מציע גם תכונת תיוג לבן המאפשרת לך “להשוויץ” בסביבת העבודה הממותגת שלך.

כמה תכונות של SmartTask:

  • נהל משימות באמצעות תצוגות הרשימה, הלוח, לוח השנה וציר הזמן
  • משימות חוזרות, משימות משנה, תאריכי יעד, תזכורות ותלות
  • עקוב אחר זמן במשימות באופן אוטומטי וידני
  • הפעל ועידות וידאו ושיחות קוליות ממשימות
  • הערה על משימות
  • ייבוא משימות ממיילים
  • ניקוד פרודוקטיביות

8. Clubhouse

Clubhouse היא תוכנת ניהול משימות שנעשתה במיוחד עבור מפתחים. הכלי הזה מגיע עם כל מה שמפתחים צריכים כדי לנהל פרויקט תוכנה משלהם, הכל מכופתר בממשק אינטואיטיבי ללא תכונות מיותרות. Clubhouse הופך את פיתוח התוכנה לפשוט ככל האפשר, תוך שימוש באינטגרציות עם אפליקציות מובילות כמו GitHub, Slack ו-Zapier כדי להפחית משימות שחוזרות על עצמן ולמקסם את היעילות. תוכנה זו אידיאלית עבור צוותי Agile קטנים ובינוניים המשתמשים במתודולוגיה בסגנון Kanban. כדי לנסות, אתה יכול להתחיל בחינם באתר שלהם.

שירות לקוחות

כמה מאפיינים של Clubhouse:

  • אחוז מעקב.
  • ייבוא משימות.
  • ניהול משימות חוזר.
  • משימות ראשיות.
  • תצוגת לוח המשימות.

9. Tasklog

Tasklog היא תוכנה לניהול משימות שתוכננה במיוחד עבור פרילנסרים. כלי זה, שנוצר תוך מחשבה על פונקציות עצמאיות טיפוסיות, עוזר לפרילנסרים לנהל את המשימות היומיומיות שלהם בלוח מחוונים דיגיטלי אחד. משתמשים יכולים ליצור רשימות מטלות, לנהל פרויקטים ולהקצות משימות ללקוחות. Tasklog מציג גם סקירות כלליות ותובנות נתונים כדי לעזור למשתמשים להבין היכן הם הכי פרודוקטיביים, מה הם השיגו וכיצד הם מתקדמים באופן כללי.

כמה תכונות של Tasklog:

  • הקצה משימות לכניסות זמן ספציפיות
  • מעקב אחר זמן
  • חשבוניות והוצאות באינטרנט
  • הקצאת מטלות לקוח
  • טיימר Pomodoro הניתן להתאמה אישית
  • דיווח ותובנות

10. תוכנת ניהול משימות Hubspot

בעוד HubSpot אינו כלי לניהול משימות כשלעצמו, לפלטפורמת ה-CRM שלה יש יכולות ניהול פרויקטים ומשימות, הזמינות גם בתוכנית החינמית. אם אתה משווק או איש מכירות ואתה מחפש כלי משולב, אז אתה עשוי לשקול את HubSpot CRM בגלל כלי השיווק, המכירות, השירות החינמיים וכמובן, כלי ניהול המשימות המשולבים באופן טבעי.

ברגע שאתה רוצה להגדיר משימה עבור איש קשר, פשוט בחר את החברה, צור קשר או עסקה ב- HubSpot CRM. לחץ על “צור משימה” והוסף את הפרטים וההערות שלך; לקבוע תאריך יעד; הגדר תזכורת דוא”ל, סוג משימה ובעל משימה (הכל אופציונלי); ולאחר מכן לחץ על “שמור משימה”. ברגע שתהיה מוכן להתמודד עם המשימות הפתוחות שלך, יש לך את היתרון של כל פרטי הקשר שלך, הערות הפגישה ושלב העסקה במקום אחד.

Facebook
Twitter
Pinterest
LinkedIn

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

פוסטים קשורים

כיצד לומדים את ה- CRM

בנוף העסקי של היום, שליטה במערכות ניהול קשרי לקוחות (CRM) היא חיונית. הפלטפורמות הללו משנות את האופן שבו חברות מתקשרות

קרא עוד »

CRM בעידן האינטרנט

מימי הקלסרים העבים ומגירות המסמכים שגדשו, ניהול המשרד עבר כברת דרך. משמרות מוקדמות ראו את עלייתם של פתרונות תוכנה ממוחשבים,

קרא עוד »
דילוג לתוכן